Was gehört auf eine Rechnung? Eine praktische Checkliste

Unternehmen und Kunden prüfen

Zeigen Sie die erkennbare Unternehmensidentität mit den nötigen Kontaktdaten. Vergleichen Sie den Rechnungsnamen und die Adresse des Kunden mit seinen Angaben. Der vertraute Anzeigename kann vom Namen der Zahlungsabteilung abweichen.

Gespeicherte Kundendaten sparen Eingaben, brauchen aber bei jeder Rechnung eine Kontrolle. Neue Adressen, Rechnungskontakte oder Rechtsträger können Änderungen erfordern. Das Dokument muss zum Kunden und Auftrag passen.

Referenzen und Daten prüfen

• Rechnungsnummer: Verwenden Sie eine eindeutige Referenz für Ihre Unterlagen und die Kundenkommunikation.
• Rechnungsdatum: Prüfen Sie das Datum auf der tatsächlich versandten Fassung.
• Fälligkeitsdatum: Zeigen Sie den erwarteten Zahlungstermin passend zur Vereinbarung.
• Kundenreferenzen: Ergänzen Sie eine angeforderte Bestellnummer oder Projektreferenz.

Diese Angaben verbinden Dokument und Zahlung und vermeiden Rückfragen. Prüfen Sie sie beim Duplizieren einer Rechnung, statt die kopierten Werte ungeprüft zu übernehmen.

Positionen und Gesamtbetrag prüfen

Beschreiben Sie Leistungen und Produkte so, dass der Kunde sie dem Auftrag zuordnen kann. Geben Sie Menge und Preis mit passender Einheit an. „Webdesign“ ist bei mehreren Leistungen klarer als ein allgemeines „Dienstleistungen“.

Prüfen Sie Rabatte, zutreffende Steuereinträge und den Gesamtbetrag. Machen Sie die Währung sichtbar. Mischen Sie keine Währungen und ändern Sie einen Betrag nicht nur in einer Notiz, während die Berechnung unverändert bleibt.

Zahlungsinformationen leicht auffindbar machen

Geben Sie die Informationen zur vereinbarten Zahlungsart an und gleichen Sie sie mit Ihren aktuellen Geschäftsdaten ab. Soll die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz dienen, zeigen Sie sie einheitlich.

Trennen Sie bei bereits erfassten Zahlungen ursprüngliche Summe, erhaltenen Betrag und Restbetrag. Der Leitfaden zu Teilzahlungen erklärt den Zusammenhang. Der Kunde sollte nicht erraten müssen, ob ein Betrag die ursprüngliche Forderung oder den offenen Rest zeigt.

Vor dem Versand prüfen

1. Unternehmens- und Kundendaten prüfen.
2. Referenznummer und Daten bestätigen.
3. Positionen und Mengen mit dem Auftrag vergleichen.
4. Währung, Anpassungen und Gesamtbetrag kontrollieren.
5. Zahlungsinformationen und erhaltene Zahlungen prüfen.
6. PDF öffnen und das endgültige Layout ansehen.

Mit Invoistas PDF-Vorlagen passen Sie Farben, Schriftgrößen und Beschriftungen an. Halten Sie das Dokument lesbar und erkennbar und prüfen Sie nach jeder Anpassung die Vollständigkeit.

Diese Liste dient der praktischen Dokumentprüfung, nicht der Darstellung landesspezifischer Rechnungsvorschriften. Prüfen Sie bei geplanten Arbeiten den Bedarf für ein Angebot zur Kundenprüfung.