Was ist eine Teilzahlung?

Eine Teilzahlung deckt nur einen Teil der Rechnung. Das kann eine vereinbarte Rate, eine der Rechnung zugeordnete Anzahlung oder eine Zahlung unter dem Restbetrag sein. Entscheidend ist, wie viel der Rechnung dadurch beglichen wird.

Verwenden Sie die ursprüngliche Rechnungsreferenz. Eine zweite vollständige Rechnung für eine Rate erschwert die Trennung zwischen ursprünglicher Forderung und Restbetrag. Ordnen Sie Zahlungen dem richtigen Dokument zu.

Ein einfaches Beispiel

Beispiel: Eine Rechnung beträgt £1.200. Der Kunde zahlt £400; £800 bleiben offen. Nach einer weiteren Zahlung von £500 wurden £900 erhalten und £300 bleiben offen.

Der Restbetrag ist die Rechnungssumme minus erfasste Zahlungen. Verwenden Sie dieselbe Währung und vergleichen Sie gleichartige Beträge. Halten Sie Rechnungen getrennt, auch beim selben Kunden, damit jede Zahlung eindeutig zugeordnet bleibt.

Ersetzen Sie die Rechnungssumme nicht durch den Restbetrag. Die Summe beschreibt das Dokument, der Restbetrag zeigt, was noch unbezahlt ist.

Jede Zahlung einzeln erfassen

  1. Die richtige Rechnung finden. Prüfen Sie Kundenname, Rechnungsreferenz und Währung.
  2. Den erhaltenen Betrag bestätigen. Nutzen Sie einen tatsächlichen Zahlungsnachweis, statt eine angekündigte Zahlung als eingegangen anzunehmen.
  3. Zahlungsdatum und Betrag eingeben. Halten Sie einzelne Raten getrennt, damit der Verlauf verständlich bleibt.
  4. Den neuen Restbetrag prüfen. Vergleichen Sie ihn mit Rechnung und bisherigen Zahlungen.
  5. Den Status prüfen. Ein Restbetrag bedeutet, dass die Rechnung trotz eingegangener Zahlungen noch nicht vollständig bezahlt ist.

Erfasste Zahlungen aktualisieren in Invoista den erhaltenen Betrag und Restbetrag. Kontrollieren Sie jede Eingabe, damit sie die beabsichtigte Zahlung abbildet.

Fehler mit nachvollziehbarem Verlauf korrigieren

Korrigieren Sie eine falsch zugeordnete Zahlung oder einen falschen Betrag, bevor Sie weitere Zahlungen erfassen. Prüfen Sie sowohl die versehentlich geänderte als auch die eigentlich gemeinte Rechnung.

Halten Sie einen Beleg oder eine Transaktionsreferenz für den Abgleich bereit. Gleiche Beträge lassen sich über Datum und Referenz unterscheiden. Die Nachricht „bezahlt“ ist kein Nachweis des tatsächlichen Zahlungseingangs.

Den Restbetrag nachverfolgen

Nennen Sie im Austausch Rechnungsreferenz, ursprüngliche Summe, erhaltene Zahlungen und Restbetrag. So kann der Kunde Ihre Angaben ohne erneute Berechnung mit seinen Unterlagen vergleichen.

Trennen Sie Zahlungs- und Zustellstatus. Eine versandte Rechnung kann unbezahlt oder nur teilweise bezahlt sein. Für klare Dokumentangaben hilft die Rechnungscheckliste. Für noch geplante Arbeiten lesen Sie Rechnung oder Angebot.

Rechnungen mit Invoista erstellen und verfolgen

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