Che cos’è un preventivo?
Un preventivo descrive prodotti o servizi proposti e costo previsto prima dell’incarico. Serve per discutere quantità, ambito, tempi e prezzo. Un designer può separare marchio e sito web; un fornitore può elencare articoli e quantità.
Esplicita le ipotesi. Se il prezzo dipende da misure, revisioni o scelta dei prodotti, scrivilo nel documento. Data e riferimento identificano la versione che il cliente sta valutando.
Che cos’è una fattura?
Una fattura indica l’importo da pagare per prodotti o servizi elencati. Identifica attività, cliente, numero, data, voci e totale. Scadenza e istruzioni indicano quando e come pagare.
Le fatture sono anche riferimenti per i pagamenti. Distingui totale, importo ricevuto e saldo residuo. L’invio non significa pagamento e una rata non salda l’intera fattura.
Le differenze pratiche
| Dettaglio | Preventivo | Fattura |
|---|---|---|
| Scopo | Proporre lavoro e costo previsto | Richiedere il pagamento di lavoro o articoli |
| Passo successivo | Valutazione e accordo del cliente | Controllo di pagamenti e saldi |
| Stato utile | Bozza, in attesa, accettato o rifiutato | Non pagata, parzialmente pagata, pagata o scaduta |
Queste sono differenze nel flusso di lavoro. L’effetto del documento dipende anche dal testo e dall’accordo con il cliente. Uno stato non sostituisce condizioni concordate chiaramente.
Dal preventivo alla fattura
- Conferma l’ambito. Verifica che il cliente abbia accettato articoli, quantità e prezzi di questa versione.
- Controlla le modifiche. Aggiorna lavoro o prezzo modificati e conserva traccia dell’accordo.
- Crea la fattura. Riprendi cliente e voci, poi verifica numero, date e istruzioni di pagamento.
- Registra i pagamenti. Associa gli importi ricevuti alla fattura e controlla il saldo.
In Invoista, la conversione riprende dati del cliente e articoli. Gli allegati condivisi restano associati. Eviti di reinserire i dati, ma controlla comunque la fattura prima dell’invio.
Chiarisci l’azione successiva
Identifica ogni documento con tipo e numero e usa quel riferimento nei contatti. Se modifichi un preventivo, chiarisci quale versione sostituisce. Includi nella fattura i dati per pagare.
Per il prossimo passo, consulta la lista di controllo della fattura. Per i pagamenti a rate, la guida per registrare pagamenti parziali aiuta a distinguere importi ricevuti e saldi residui.
Crea e controlla fatture in Invoista
Gestisci fatture, preventivi e pagamenti ricevuti dall’applicazione web.
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