事業者と顧客を確認
顧客が識別できる事業者名と必要な連絡先を記載します。請求先名と住所を、顧客からの情報と照合してください。普段の名称と経理部門が使う名称が違う場合があります。
保存済みの顧客情報も毎回確認が必要です。住所、請求担当者、法人が変わる場合があります。対象の顧客と仕事に合った書類にしましょう。
番号と日付を確認
- 請求書番号： 記録ややり取りで書類を特定できる番号を使います。
- 請求日： 実際に送る最終版の日付を確認します。
- 支払期限： 合意した支払予定日を明示します。
- 顧客側の番号： 指定された注文番号やプロジェクト番号を記載します。
これらの情報は書類と入金を結び付け、質問を減らします。以前の請求書を複製した場合も、コピーされた値を確認してください。
明細と合計を確認
商品やサービスを、顧客が合意した内容と照合できるよう説明します。数量、単価、単位を確認しましょう。複数の成果物がある場合は「サービス」より「ウェブデザイン」が具体的です。
割引、適用する税の項目、最終合計を確認し、通貨を明示します。通貨を混在させたり、計算値を変えずに注記だけで金額を修正したりしないでください。
最終確認： 編集フォームだけでなく、出力したPDFを読みます。顧客が受け取る版で説明、日付、金額、ラベルが見えるか確認してください。
支払い情報を見つけやすく
合意した支払い方法に必要な情報を記載し、現在の事業情報と照合します。請求書番号を支払いの参照番号にする場合は、一貫して表示してください。
入金済みの場合は元の総額、受領額、残高を分けます。 一部入金 のガイドで関連を確認できます。表示額が元の請求か未払い残高か、顧客が推測しなくてよいようにします。
送付前に確認
- 事業者と顧客情報を確認。
- 番号と日付を確認。
- 明細と数量を合意内容と照合。
- 通貨、調整、合計を確認。
- 支払い情報と受領済みの入金を確認。
- PDFを開いて最終レイアウトを確認。
InvoistaのPDFテンプレートでは色、文字サイズ、ラベルを変更できます。読みやすさと事業者の識別を保ち、変更後も必要な情報がそろっているか確認します。
これは実務の確認リストであり、国ごとの法的要件を網羅するものではありません。提案段階の仕事では、まず 顧客確認用の見積書が必要か確認してください.