請求書への一部入金を記録する方法

一部入金とは？

一部入金は、請求額の一部を支払うことです。合意した分割払い、請求書に関連付けた前払い、残高を下回る支払いなどがあります。どの請求書をいくら分支払ったのかを確認します。

入金記録には元の請求書番号を使います。分割分のために総額の請求書をもう一枚作ると、当初の請求と残額を区別しづらくなります。入金は元の書類に関連付けましょう。

残高の簡単な例

残高は請求総額から記録済みの入金を引いた額です。同じ通貨の金額を比較してください。同じ顧客でも請求書は分けて、どの残高が減ったか分かるようにします。

請求総額を残高で置き換えないでください。総額は書類の請求内容、残高は未払い部分を示します。

入金を一件ずつ記録

1. 対象の請求書を確認。 記録する前に顧客、請求書番号、通貨を確認します。
2. 受領額を確認。 銀行などの実際の記録を使い、支払い予定を入金済みと扱わないでください。
3. 日付と金額を入力。 各回の入金を分けて、履歴を分かりやすくします。
4. 更新された残高を確認。 請求書と過去の入金に照らして確認します。
5. 状態を確認。 入金があっても残高がある間は、請求書の全額支払いは完了していません。

Invoistaで入金を記録すると受領額と残高が更新されます。入力のたびに、意図した入金が反映されたか請求書を確認しましょう。

経緯を残して誤りを修正

別の請求書への記録や金額の誤りは、次の入金を追加する前に直します。誤って更新した書類と、本来更新するはずの書類の両方を確認してください。

照合のために領収記録や取引番号を残します。同額の入金でも、日付と番号で区別できます。顧客から「支払い済み」と連絡があっても、実際の入金確認とは別です。

残高について確認する

残高の連絡では、請求書番号、元の総額、受領額、未払い額を伝えます。顧客は計算をやり直さず、自分の記録と比較できます。

支払いの状態と送付の状態は別に管理します。送付済みでも未払い、または一部入金の場合があります。記載事項の確認には 請求書チェックリストを使ってください。提案段階の仕事については 請求書と見積書の違いも確認しましょう.