見積書とは？
見積書は、依頼前に商品やサービスと予定金額を示す書類です。数量、作業範囲、日程、価格を検討する土台になります。デザインではブランドとウェブ制作を分け、物販では商品と数量を列記できます。
価格の前提条件を明記しましょう。寸法、修正回数、商品選択によって金額が変わる場合は書類に記載します。日付と番号で、顧客が確認する版を特定できます。
請求書とは？
請求書は、記載した商品やサービスについて支払う金額を示します。事業者、顧客、番号、日付、明細、合計額を記載し、期限と支払い方法で入金手順を伝えます。
請求書は入金記録の基準にもなります。請求総額、受領額、未払い額は分けて扱いましょう。送付済みでも支払い済みとは限らず、一部入金だけでは完済になりません。
実務上の違い
| 項目 | 見積書 | 請求書 |
|---|---|---|
| 目的 | 作業と予定金額を提案 | 記載した作業や商品の支払いを依頼 |
| 次の手順 | 顧客の確認と合意 | 入金と残高の管理 |
| 主な状態 | 下書き・保留・承認・辞退 | 未払い・一部入金・支払い済み・期限超過 |
これは実務の流れの違いです。書類の効力は記載内容や顧客との合意にも左右されます。状態表示を、明確な条件の合意の代わりにしないでください。
見積書から請求書へ
- 範囲を確認。 その版の商品、数量、価格に顧客が合意しているか確認します。
- 変更を確認。 作業や価格が変わった場合は更新し、合意内容を残します。
- 請求書を作成。 顧客と明細を引き継ぎ、番号、日付、支払い方法を確認します。
- 入金を記録。 受け取った支払いを請求書に関連付け、残高を確認します。
Invoistaでは、顧客情報と商品を引き継いで見積書を請求書に変換できます。共有添付ファイルも関連付けが続きます。再入力は減りますが、送付前の確認は必要です。
次の行動を明確に
書類の種類と番号を示し、顧客とのやり取りでも同じ番号を使います。見積書を更新したら、置き換える版を明示します。請求書には支払いに必要な情報を記載しましょう。
次に確認する項目は 請求書チェックリストでまとめています。分割払いについては、 一部入金の記録方法 を読み、受領額と未払い額を分けて管理しましょう。