O que incluir em uma fatura: uma lista prática

Comece pela empresa e pelo cliente

Mostre a identidade empresarial reconhecida pelo cliente e os contatos relevantes. Compare nome de faturamento e endereço com os dados fornecidos. O nome habitual pode diferir do usado pelo departamento de pagamentos.

Dados guardados reduzem trabalho, mas devem ser revistos em cada fatura. Endereço, contato de faturamento ou entidade podem mudar. O documento deve corresponder ao cliente e ao trabalho.

Verifique referências e datas

• Número da fatura: Use uma referência clara nos seus registros e conversas.
• Data da fatura: Confira a data da versão final enviada.
• Vencimento: Indique a data de pagamento esperada, conforme o acordo.
• Referências do cliente: Inclua a ordem de compra ou referência do projeto solicitada.

Estes detalhes ligam documento e pagamento e evitam perguntas. Ao duplicar uma fatura, reveja os valores copiados em vez de os assumir corretos.

Descreva linhas e reveja o total

Descreva produtos e serviços para o cliente os associar ao trabalho acordado. Indique quantidade, preço e unidade. «Design de website» é mais claro do que «Serviços» quando há várias entregas.

Confira descontos, impostos aplicáveis e total. Indique a moeda. Não misture moedas nem altere um valor só em uma nota mantendo o total calculado.

Torne os dados de pagamento fáceis de encontrar

Inclua instruções para o método acordado e confirme-as com os dados atuais da empresa. Se pedir o número de fatura como referência de pagamento, mostre-o de modo consistente.

Se já existem pagamentos, distinga total original, recebido e saldo. A orientação sobre pagamentos parciais explica essa relação. O cliente não deve adivinhar se o valor é a cobrança inicial ou o restante.

Reveja antes de enviar

1. Confira empresa e cliente.
2. Confirme referência e datas.
3. Compare linhas e quantidades com o âmbito acordado.
4. Reveja moeda, ajustes e total.
5. Confira instruções e pagamentos recebidos.
6. Abra o PDF e veja o layout final.

Os modelos PDF do Invoista permitem ajustar cores, tamanhos e etiquetas. Mantenha o documento legível e identificável e confira a informação após personalizar.

Esta lista ajuda a rever o documento e não enumera requisitos específicos de cada país. Para trabalho proposto, confirme primeiro se precisa de um orçamento para análise do cliente.